Что написать в акте на списание компьютера. Списываем старую оргтехнику

Для коммерческих организаций и бюджетных учреждений процедура утилизации компьютерной техники является обязательной. Однако проводится она только после списания оборудования, входящего в состав основных фондов, с баланса предприятия.
Порядок списания и утилизация компьютеров строго регламентируется российским законодательством и несоблюдение любого из пунктов и требований этих регламентов чревато штрафами (до 30 тыс. рублей). Это объясняется тем, что в большей части комплектующих компьютеров содержатся драгоценные металлы и токсичные вещества, относящихся к 1–4 классу опасности.
И если в коммерческих предприятиях списание производится по упрощенному порядку, то в бюджетных организациях эта процедура имеет ряд важных нюансов.
Компания «АЛАР» на протяжении 10 с лишним лет оказывает профессиональные услуги по списанию компьютерной техники коммерческим и бюджетным предприятиям Москвы и Московской области.

Причины списания компьютера

Законодательство признает 6 основных причин для списания компьютеров:

1. продажа,
2. дарение,
3. передача в ОС сторонней организации,
4. порча и хищение,
5. форс-мажоры (стихийные бедствия, пожары, военные действия и т. д.),
6. физический или моральный износ (устаревание).

• Экспертиза технического состояния;
• Оформление «Акта о списании объекта основных средств» (УФ № ОС-4);
• Оформление разрешительной документации на ликвидацию;
• Снятие с учета ОС.

• сертификат РОСТЕСТа, на основании которого происходит экспертиза;
• государственную лицензию на осуществление своей деятельности;
• доступ на работу с цветными и черными металлами, драгметаллами, токсичными веществами;
• большой опыт сотрудничества с коммерческими и государственными предприятиями Москвы и Московской области.

Списание компьютерной техники в бюджетных учреждениях

В отличие от частных компании процедура списания компьютеров в бюджетных учреждениях имеет более строгий подробный регламент. Это обусловлено тем, что любое имущество закрепляется за бюджетным учреждением (государственным, муниципальным) для осуществления оперативного управления. То есть, согласно Гражданскому Кодексу, бюджетное учреждение не имеет права им распоряжаться без согласия собственника (ст. 298). Все действия в этом отношении регламентируются «Положением о списании имущества» (Постановление Правительства № 834 от 14.10.10 г.).
Для организации списания имущества в каждом госучреждении на постоянной основе работает Комиссия по списанию или Комиссия по учету (поступление/выбытие) активов, возглавляемая председателем.
В список полномочий Комиссии входит:

• осмотр технической документации и непосредственно оборудования;
• вынесение решения о необходимости списания;
• указание причин списание компьютерной техники;
• составление акта списания компьютеров

• руководством учреждения при наличии таких полномочий, установленных вышестоящими органами.
• непосредственно ГРБС после согласования с Росимуществом.
• государственным распорядителем бюджетными средствами высшего ранга после ознакомления со всем пактом документов.

ЗАГРУЗИТЕ СПИСОК НОМЕНКЛАТУРЫ

ДЛЯ ЭКСПЕРТИЗЫ ТЕХНИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ

Списание системных блоков

Отдельного внимания заслуживает вопрос списания системных блоков, входящих в состав единого комплекса основного средства (инвентарного объекта), то есть компьютера в полной сборке. На основании статей № № 257, 260, 324 Налогового Кодекса России, Письма Министерства финансов № 03-03-01-04 /4/67 от 27.05.2005 вышедший из строя системный блок подлежит замене и оформляется организацией как ремонт компьютера, на основании дефектного акта.
Списание и утилизация системных блоков производится по причине:

• перегорания одной или нескольких дорогостоящих деталей блока в результате перепада напряжения или других внешних факторов;
• физического повреждения корпуса, ставшее причиной выхода из строя внутренних комплектующих;
• попадания на внутренние схемы электролита из-за разгерметизации батареи Bios;
• выгорание микросхем из-за поломки стабилизатора напряжения и т. д.

С балансов предприятий, компаний, организаций и учреждений могут быть списаны техника, здания, сооружения, машины, оборудование, транспортные средства и другое имущество, относящееся к основным средствам:

• пришедшие в негодность вследствие физического износа, аварий, стихийных бедствий, нарушения нормальных условий эксплуатации и по другим причинам;
• морально устаревшие;
• в связи со строительством, расширением, реконструкцией и техническим перевооружением предприятий, цехов или других объектов.

При этом имущество, относящееся к основным средствам, подлежит списанию лишь в тех случаях, когда восстановить его невозможно или экономически нецелесообразно, а также когда оно не может быть реализовано или передано другим организациям, учреждениям, компаниям, предприятиям.

Руководствоваться, при списании техники на предприятии, следует прежде всего методическим указанием по бухгалтерскому учету основных средств.

Ниже публикуем выписку из методического указания по бухгалтерскому учету основных средств, зарегистрированный в Минюсте РФ 21 ноября 2003 г. действующего на момент публикации материала 25.05.2016. (Следует проверять изменения и дополнения на официальных сайтах.)

VI. Выбытие основных средств

75. Стоимость объекта основных средств, который выбывает или постоянно не используется для производства продукции, выполнения работ и оказания услуг либо для управленческих нужд организации, подлежит списанию с бухгалтерского учета.

76. Выбытие объекта основных средств признается в бухгалтерском учете организации на дату единовременного прекращения действия условий принятия их к бухгалтерскому учету, приведенных в "пункте 2" настоящих Методических указаний. Выбытие объекта основных средств может иметь место в случаях:

• продажи;
• списания в случае морального и физического износа;
• ликвидации при авариях, стихийных бедствиях и иных чрезвычайных ситуациях;
• передачи в виде вклада в уставный (складочный) капитал других организаций, паевой фонд;
• передачи по договорам мены, дарения;
• передачи дочернему (зависимому) обществу от головной организации;
• недостачи и порчи, выявленных при инвентаризации активов и обязательств;
• частичной ликвидации при выполнении работ по реконструкции; в иных случаях.

77. Для определения целесообразности (пригодности) дальнейшего использования техники, объекта основных средств, возможности и эффективности его восстановления, а также для оформления документации при выбытии указанных объектов в организации приказом руководителя создается комиссия, в состав которой входят соответствующие должностные лица, в том числе главный бухгалтер (бухгалтер) и лица, на которых возложена ответственность за сохранность техники, объектов основных средств. Для участия в работе комиссии могут приглашаться представители инспекций, на которые в соответствии с законодательством возложены функции регистрации и надзора на отдельные виды имущества.

В компетенцию комиссии входит:

• осмотр техники, объекта основных средств, подлежащего списанию с использованием необходимой технической документации, а также данных бухгалтерского учета, установление целесообразности (пригодности) дальнейшего использования техники, объекта основных средств, возможности и эффективности его восстановления;
• установление причин списания техники, объекта основных средств (физический и моральный износ, нарушение условий эксплуатации, аварии, стихийные бедствия и иные чрезвычайные ситуации, длительное неиспользование техники, объекта для производства продукции, выполнения работ и услуг либо для управленческих нужд и др.);
• выявление лиц, по вине которых происходит невозможность дальнейшей эксплуатации техники, преждевременное выбытие объекта основных средств, внесение предложений о привлечении этих лиц к ответственности, установленной законодательством;
• возможность использования отдельных узлов, запчастей фотоаппаратов, объективов, фотовспышек, деталей компьютеров, оргтехники, телевизоров, бытовой техники, материалов выбывающего объекта основных средств и их оценка исходя из текущей рыночной стоимости, контроль за изъятием из списываемых аппаратов в составе объекта основных средств цветных и драгоценных металлов, определение веса и сдачи на соответствующий склад; осуществление контроля за изъятием из списываемых объектов основных средств цветных и драгоценных металлов, определением их количества, веса;
• составление акта технической экспертизы на списание техники и других объектов основных средств.

78. Принятое комиссией решение о списании объекта основных средств оформляется в "акте" на списание техники или другого объекта основных средств с указанием данных, характеризующих объект основных средств (дата принятия объекта к бухгалтерскому учету, год изготовления или постройки, время ввода в эксплуатацию, срок полезного использования, первоначальная стоимость и сумма начисленной амортизации, проведенные переоценки, ремонты, причины выбытия с их обоснованием, состояние основных частей, деталей, узлов, конструктивных элементов). Акт на списание техники на предприятии или объекта основных средств утверждается руководителем организации.

79. Запчасти, детали, узлы и агрегаты аппаратуры или другого выбывающего объекта основных средств, пригодные для ремонта техники и других объектов основных средств, а также другие материалы приходуются по текущей рыночной стоимости на дату списания объектов основных средств.

(Смотрите ред. "Приказа" Минфина РФ от 24.12.2010 N 186н)

80. На основании оформленного акта на списание техники и других основных средств, переданного бухгалтерской службе организации, в инвентарной карточке производится отметка о выбытии объекта основных средств. Соответствующие записи о выбытии объекта основных средств производятся также в документе, открываемом по месту его нахождения. Инвентарные карточки по списанной техники и выбывшим объектам основных средств хранятся в течение срока, устанавливаемого руководителем организации в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

81. Передача организацией объекта основных средств в собственность других лиц оформляется актом приемки-передачи основных средств. На основании указанного акта производится соответствующая запись в инвентарной карточке переданного объекта основных средств, которая прилагается к акту приемки-передачи основных средств. Об изъятии инвентарной карточки на выбывший объект основных средств делается отметка в документе, открываемом по местонахождению объекта.

82. Перемещение объекта основных средств между структурными подразделениями организации выбытием объекта основных средств не признается. Указанная операция оформляется актом приемки-передачи основных средств. Возврат арендуемого объекта основных средств арендодателю также оформляется актом приемки-передачи, на основании которого бухгалтерская служба арендатора списывает возвращенный объект с забалансового учета.

83. Выбытие отдельных частей, входящих в состав объекта основных средств, имеющих разный срок полезного использования и учитываемых как отдельные инвентарные объекты, оформляется и отражается в бухгалтерском учете в порядке, изложенном выше в настоящем разделе.

84. Утратил силу. - "Приказ" Минфина РФ от 24.12.2010 N 186н.

85. Выбытие объекта основных средств, передаваемого в счет вклада в уставный (складочный) капитал, паевой фонд в размере его остаточной стоимости отражается в бухгалтерском учете по дебету счета учета расчетов и кредиту счета учета основных средств. Ранее на возникающую задолженность по вкладу в уставный (складочный) капитал, паевой фонд производится запись по дебету счета учета финансовых вложений в корреспонденции с кредитом счета учета расчетов на величину остаточной стоимости объекта основных средств, передаваемого в счет вклада в уставный (складочный) капитал, паевой фонд, а в случае полного погашения стоимости такого объекта - в условной оценке, принятой организацией, с отнесением суммы оценки на финансовые результаты.

86. Доходы и расходы от выбытия объекта основных средств подлежат зачислению на счет прибылей и убытков в качестве прочих доходов и расходов и отражаются в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому они относятся.

Порядок списания компьютерной техники полностью не урегулирован инструкциями по бухучету, поэтому часто вызывает разногласия и затруднения, ведь она содержит драгметаллы. Мы проанализировали ситуацию.

Когда списывается имущество

Как правило, основные средства в государственных (муниципальных) учреждениях списываются в соответствии с инструкциями (положениями) по списанию имущества, разработанными и утвержденными министерствами и ведомствами, а также муниципальными в ведении которых находятся учреждения. Принципы списания имущества образовательных учреждений во многом аналогичны принципам списания федерального имущества.

Положение об особенностях списания федерального имущества утверждено постановлением Правительства РФ от 14 октября 2010 г. № 834 (далее - Положение).

Списание федерального имущества Положение определяет как комплекс действий, связанных с признанием имущества:

• непригодным для дальнейшего использования по целевому назначению вследствие полной или частичной утраты потребительских свойств, в том числе физического или морального износа;
• утраченным (выбывшим) вследствие гибели или уничтожения, в том числе помимо воли владельца, а также вследствие невозможности его местонахождения (п. 2, 3 Положения).

Процедура списания активов такова:

1) определение технического состояния каждой единицы основных средств;

2) оформление необходимой документации;

3) получение разрешения на списание;

4) демонтаж, разборка имущества;

5) объектов и материалов, полученных от их ликвидации;

6) списание с учета.

Как выносится решение о списании имущества

Бюджетные образовательные учреждения самостоятельно принимают решение о списании компьютерной техники в соответствии с пунктом 4, 4(1) Положения. Исключение - случаи списания оргтехники, отнесенной к особо ценному закрепленному за федеральными бюджетными учреждениями учредителем либо приобретенному за счет средств, выделенных учредителем на приобретение такого имущества. Тогда решение о списании принимается бюджетными учреждениями по согласованию с учредителем.

Для подготовки решения о списании имущества необходимо провести ряд мероприятий, выполнение которых возлагается на созданную в учреждении постоянно действующую комиссию по поступлению и выбытию нефинансовых активов.

Состав и полномочия комиссии

Положение о комиссии и ее состав утверждаются приказом организации. осуществляет следующие полномочия (п. 6 Положения):

• осматривает имущество, подлежащее списанию, с учетом данных, содержащихся в учетно-технической и иной документации;
• принимает решение по о целесообразности (пригодности) дальнейшего использования имущества, о возможности и эффективности его восстановления, возможности использования отдельных узлов, деталей, конструкций и материалов от имущества;
• устанавливает причины списания имущества, в числе которых физический и (или) моральный износ, нарушение условий содержания и (или) эксплуатации, аварии, стихийные бедствия и иные чрезвычайные ситуации, длительное неиспользование для управленческих нужд и иные причины, которые привели к необходимости списания имущества;
• подготавливает акт о списании имущества в зависимости от вида списываемого имущества по установленной форме и формирует пакет документов в соответствии с перечнем, утверждаемым федеральным органом в ведении которого находится учреждение.

Комиссия правомочна проводить заседания только при наличии кворума, который составляет не менее двух третей членов состава комиссии. Срок рассмотрения представленных ей документов не должен превышать 14 дней.

В случае отсутствия у организации работников, обладающих специальными знаниями, для участия в заседаниях комиссии по решению ее председателя на добровольной или возмездной основе могут приглашаться эксперты. Если эксперт привлекается на возмездной основе, его труд оплачивается федеральным бюджетным учреждением за счет собственных средств либо в случаях, предусмотренных законодательством РФ, за счет средств, предоставленных из федерального бюджета в форме субсидий (п. 7, 8 Положения).

Экспертом не может быть лицо, на которое возложены обязанности, связанные с непосредственной материальной за материальные ценности учреждения, исследуемые в целях принятия решения о списании федерального имущества (п. 9 Положения).

Решение о списании федерального имущества принимается большинством голосов членов комиссии, присутствующих на заседании, путем подписания акта о списании (п. 9 Положения).

Документальное оформление

При принятии комиссией решения о списании объектов основных средств оформляются следующие первичные документы (п. 12 Инструкции, утвержденной приказом от 16 декабря 2010 г. № 174н):

• Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. 0306003);
• Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. 0306033).

Реализация учреждением мероприятий, предусмотренных актом о списании, и отражение в учете выбытия компьютерной техники не допускается до утверждения в установленном порядке соответствующего акта о списании (п. 11 Положения, п. 52 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н).

После завершения мероприятий, предусмотренных актом о списании, утвержденный руководителем акт о списании, а также документы, представление которых предусмотрено постановлением Правительства РФ от 16 июля 2007 г. № 447, направляются образовательным учреждением в месячный срок в Федеральное агентство по управлению государственным имуществом (п. 13 Положения).

Драгметаллы в оргтехнике

Почти во всех компьютерах, мониторах и иной оргтехнике в небольшом количестве присутствуют золото, серебро и другие драгоценные металлы. Любая организация обязана документально оформлять их поступление, движение, инвентаризацию и выбытие.

Учреждение вправе (п. 3.2 Инструкции о порядке учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней, продукции из них и ведения отчетности при их производстве, использовании и обращении, утвержденной приказом Минфина России от 29 августа 2001 г. № 68н):

• самостоятельно обрабатывать (перерабатывать) собранный лом, содержащий драгоценные металлы;
• реализовывать лом, содержащий драгоценные металлы;
• передавать на давальческой основе аффинажным организациям или организациям, осуществляющим деятельность по заготовке лома и первичной обработке и переработке, для дальнейшего производства и аффинажа.

Как правило, в учреждениях нет возможности самостоятельно проводить утилизацию оргтехники и изъятие деталей, содержащих драгметаллы. Кроме того, в ряде случаев их самостоятельное изъятие невозможно. Это обусловлено тем, что помимо драгоценных металлов в компьютерной технике часто содержатся вредные для жизни и здоровья человека вещества (например, ртуть, свинец и т. д.). Поэтому бюджетным учреждениям необходимо планировать свои расходы, учитывая возможную утилизацию оргтехники с помощью специализированных организаций.

Перечень организаций, имеющих право осуществлять аффинаж драгоценных металлов, утвержден постановлением Правительства РФ от 17 августа 1998 г. № 972. Между учреждением и аффинажной организацией в котором прописываются все существенные условия. В сопроводительных документах к нему нужно указать (п. 6.3 Инструкции № 68н):

• наименование, массу и количество драгоценных металлов, находящихся в передаваемых деталях и узлах;
• метод, которым определялось содержание драгоценных металлов (например, на основании паспорта на оборудование или согласно техническим документам на аналогичные (паспортам, формулярам, этикеткам, руководствам по эксплуатации, справочникам), либо при отсутствии этих сведений (импортное, устаревшее отечественное оборудование и т. п.) - по данным организаций-разработчиков, изготовителей или комиссионно на основе аналогов, расчетов).

После выполнения работ по извлечению драгоценных металлов из лома аффинажная организация представляет учреждению акт (паспорт) аффинажа, в котором указывает фактическое количество драгоценных металлов, извлеченных из лома, и их стоимость. Обычно эти данные не совпадают с первоначальными сведениями. Поэтому в первичные документы вносятся соответствующие исправления (п. 6.20 Инструкции № 68н).

Как списание техники отражается в учете

Выбытие инвентарных объектов (в том числе движимого имущества стоимостью до 3000 руб. включительно, учитываемых на забалансовом счете 21 «Основные средства стоимостью до 3000 руб. включительно в эксплуатации»), отражается на основании утвержденных в установленном порядке актов согласно Инструкциям № 157н, № 174н. При необходимости согласования списания имущества с его собственником в установленных Положением случаях к бухгалтерскому учету принимаются акты только при наличии данного согласования (п. 52 Инструкции № 157н). Одновременно со списанием с балансового учета стоимости объектов основных средств подлежит списанию сумма накопленных амортизационных отчислений по этим объектам (п. 51 Инструкции № 157н).

Таким образом, для списания учреждением компьютерной техники надо сделать в учете такие бухгалтерские записи:

Учет операций по выбытию и перемещению объектов основных средств ведется в журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов (п. 55 Инструкции № 157н), а по объектам, учитываемым за балансом, - в карточках количественно-суммового учета (п. 374 Инструкции № 157н).

Г. Каспаров ,
эксперт по бюджетному учету

Во многих компаниях и фирмах, которые используют компьютерную технику, возникает вопрос о ее списании. Для этого есть несколько причин: техника устарела, износилась, сломалась или испортилась. Также, списать такую аппаратуру можно при ее кражи или неустранимых недостатков, которые получены вследствие чрезвычайной ситуации или аварии.

Списывание компьютера

О том, как правильно списать компьютер расскажет наша статья. Мы расскажем, что для этого нужно и какие сложности могут возникнуть в этом процессе. Вы увидите, что ответ на вопрос о том, как списать компьютер, очень прост.

1. В случае физического или морального износа технику можно списать, когда она имеет официальные доказательства непригодности. Специалисты должны понятно для бухгалтера рассказать, почему техника устарела и необходима замена.
2. Также для этого можно создать специальную комиссию во главе с главным бухгалтером и лицами, которые отвечают за технику.
3. Эта комиссия ознакомится с технической документацией, осмотрит технику и установит ее непригодность к восстановлению и использованию. Также эта комиссия установит, почему техника не работает, и скажет, можно ли использовать комплектующие этой техники в дальнейшем.
4. Потом нужно составить акт «Списание основных средств» (форма N OC-4). Здесь описаны бухгалтерские данные с характеристиками списанной техники. Руководитель организации или фирмы подписывает этот акт. После этого объект демонтируют и извлекают комплектующие и детали, пригодные для ремонта или использования.
5. Остальные детали утилизируют в соответствии с их рыночной стоимостью, определить которую можно, исходя из рыночных цен. После этого данные о выбытии техники отмечаются в книге инвентаря.
6. Небольшие сложности возникают, когда имеет место безвозмездная передача, например, школе, детскому дому, больнице. При этом необходимо составлять документ под названием «Накладная приема-передачи средств» (форма N OC-1).
7. В карте инвентаря техники ставят пометку о передаче. После того, как техника ушла, карточку изымают, а в инвентарной книге также делается пометка о новом месте объекта. Также фирме придется добавить налог на прибыль (это 24% от суммы убытка) к убытку от безвозмездной передачи аппаратуры.

Теперь Вы знаете, как списать старый компьютер! А что дальше с ним делать решать уже Вам.

Компания «ЭкспертУтиль» предлагает услуги по списанию оргтехники: эта операция необходима в том случае, когда требуется замена старого офисного оборудования на новое. Дело в том, что по действующему законодательству невозможно просто отправить на свалку старую технику и взамен ей купить новую. Списание оргтехники должно осуществляться в определенном порядке и быть подтверждено документами, в которых отражается экспертное заключение об объективных причинах списания неиспользуемой или сломанной аппаратуры.

Схема работы «ЭкспертУтиль»

Итак, списание оргтехники - задача, которую должны решать специалисты компании, обладающей сертификатом на проведение данного вида работы. «ЭкспертУтиль» осуществляет все операции по списанию «под ключ», в несколько этапов:

• Вы связываетесь с нашим специалистом и оставляете заявку на списание. Мы закрепляем за вами персонального менеджера, который будет курировать проект, подготовит коммерческое предложение по вашему заказу и ответит на все ваши вопросы;
• Если вас устраивает предложенные условия «ЭкспертУтиль», то мы подготавливаем договор об оказании услуг и отправляем его вам, а также договариваемся об удобном для вас времени, чтобы произвести экспертизу;
• В обговоренное время к вам приезжают специалисты «ЭкспертУтиль», которые проведут диагностику техники. Аппаратура осматривается, анализируется ее состояние. На основании диагностики мы делаем заключение о том, насколько целесообразно восстановление техники или она требует замены. Списание техники также может быть обусловлено моральным устареванием;
• Специалисты «ЭкспертУтиль» подготавливают все закрывающие документы, в которых фиксируются причины списания. Мы составляем требуемые акты и передаем их клиенту: как оригиналы, так и цифровые копии.

По вашему желанию «ЭкспертУтиль» может также осуществить утилизацию списанной техники. Мы обладаем государственной лицензией на проведение данного вида работы и располагаем всеми техническими средствами для экологически безопасной и оперативной утилизации техники.

Списание оргтехники в бюджетных организациях

Важно, что процедура списания позволяет снизить налоговую нагрузку, так как вся аппаратура, находящаяся на балансе организации, облагается налогом. Кроме того, нередки случаи, когда испорченное и устаревшее оборудование годами пылится на складах, занимая полезное пространство.

Cписание оргтехники в бюджетной организации регулируется Положением, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 14.10.2010. № 834. В целом, процедуры мало отличаются: муниципальные организации могут принимать решение о списании техники самостоятельно, создавая специальную комиссию, в которую обязательно должны выходить специалисты по данному профилю. Впрочем, ситуация, когда в штате содержится профессионалы, отвечающие за утилизацию техники, достаточно редка. В таком случае закон предлагает обращаться за помощью к сторонним экспертным организациям, имеющим соответствующую сертификацию.

В таком случае механизм списания оргтехники в бюджетной организации аналогичен тому, который реализуется при работе с коммерческими организациями.